RIUNIONI EFFICACI

Le riunioni  sono l'Amore -Odio delle Aziende.
Un Leader mi chiama  e mi chiede aiuto per gestire le riunioni in maniera efficace e non conflittuale. 
"Quando organizzi le riunioni ?" gli chiedo .
"Quando devo rimproverare  e per risolvere problemi !" è la immediata risposta .
"ecco è proprio lì la tua difficoltà. Non si fanno incontri con più persone per rimproverarle . Un Incontro con più persone ha lo scopo di trovare accordi , motivare ,  e stimolare l'impegno degli altri . Se rimproveri o fai monologhi  ottieni tutto il contrario ". 

Ecco una scaletta efficace 
00) Mi preparo mentalmente . Mi ricordo quanto è meraviglioso avere una persona che mi aiuta , e che sta dalla mia parte . Quale privilegio poter avere persone e aiutarle a dare il meglio di sè. Cerco dentro di me uno stato emozionale almeno Sereno, Aspettative Positive, possibilmente Gioioso e elettrizzato .
0) Raccolgo tutti i dati possibile sulla Riunione . Statistiche , dati . Un Meeting senza dati è certezza di insuccesso.   
1) Avviso la persona/le persone  interessate di ciò che discuteremo  e  chiedo di preparare un piano , il più possibile supportato da dati , per risolverlo. Fisso la data dell'incontro dopo uno/due giorni , per dare il tempo di prepararsi e riflettere . 
2) Inizio la riunione chiedendo  a ciascuno di esporre il piano che ha preparato  (sto zitto zitto fino a che non ha finito , qualunque cosa senta,  per non demotivare le persone  ) . 
3) Ringrazio , faccio i complimenti . Cerco di  limare sulle zone in cui ho delle mie preferenze o punti di vista differenti. 
4)  Su ogni punto cerco accordi.  (Domanda chiave : "Sei d'accordo? Parla liberamente , è inutile che fissiamo obbiettivi su cui non sei d'accordo! da qui dobbiamo uscire entrambi sereni e in pieno accordo!"  ).
5) Una volta fissati gli accordi chiedo cosa posso fare per aiutarlo ("Quale parte di questo piano ti sembra più difficile ? Cosa posso/possiamo fare per aiutarti ?) .
6) Fisso su carta azioni, scadenze e verifiche intermedie , così da avere sotto controllo il piano. Eventualmente una statistica .    
7) Qualunque cosa sia successa, termino ringraziando per il tempo passato insieme , per tutti i punti di vista che mi sono stati espressi , anche se scomodi e contrari ai miei . Ricordo il privilegio della nostra sfida comune , sorrido , ringrazio ancora, mostro il mio sincero piacere di esser stato con quelle persone. 
8) Nei giorni successivi monitoraggio e aiuto, secondo i piani e tanti, tanti complimenti se vedo che le cose si stanno muovendo nella giusta direzione (sostegno e  motivazione durante l'esecuzione ).  


Il punto 00 è  il più importante.  Grazie !